Asistentka jako klíčová pozice pro efektivní fungování kanceláře a nastavení základů operativní firemní kultury.
Modul 1:
Porozumění v životě asistentky - Klíčová dovednost porozumět a pochopit zadání
1) Komunikační techniky a jejich přínos pro úspěšnou kariéru asistentky
- Princip porozumění
- Dovednost sdělení a vnímání pocitů
- Čtení neverbálních signálů
2) Aktivní naslouchání na počátku porozumění a zvládání náročných úkolů
- Trénink aktivního naslouchání
- Dovednost efektivního a korektního kladení otázek
- Empatická cvičení
- Dovednost proaktivní a konstruktivní zpětné vazby
3) Porozumění na základě techniky komunikačních typů
- Základní komunikační typy
- Rychlé rozpoznání komunikačního typu
- Jak s jednotlivými komunikačními typy jednat, komunikovat, vyjít
- Jak získat profesionální nadhled při komunikaci s jednotlivými typy – trénink
Modul 2:
Pozitivní asertivita v praxi asistentky – jak zvládat pochvalu, kritiku a držet situaci pevně v rukou
1) Archetypální vzorce chování v praxi asistentky
- Sebereflexe účastníků tréninku
- Rozbor situací z praxe
- Výhody a nevýhody archetypálních vzorců chování
2) Transakční analýza – jak přirozeně vycházet s okolím
- Blok transakční analýzy – chování rodič, dítě, dospělý
- Využití transakční analýzy v praxi asistentky
- Přirozený respekt okolí – výhody korektního chování
3) Pozitivní asertivita
- Asertivita – základy pro vyváženou pozici
- Pozitivní vyjadřování a jeho kouzlo
- Pozitivní reakce
- Získání respektu díky proaktivnímu a pozitivnímu jednání
Modul 3:
Technické a korespondenční nástroje pro práci asistentky
1) Historické a archaické pracovní nástroje
- Sebereflexe a zkušenosti
- Pravidla pro práci s „papírovými“ nástroji a základní archivování
- Plánování a prezentace v analogovém prostředí
2) Současnost a alternativy k tradičním formám práce asistentky
- Technika na pracovišti
- Efektivní práce s Office nástroji
- Výhody a nevýhody technických digitálních řešení
3) Asistentka v Outlooku
- Práce s poštou
- Práce s diářem
- Práce s poznámkami
- Hromadná korespondence v Outlooku
- Síťové prvky a propojení s dalšími aplikacemi a programy
4) Asistentka ve Wordu a korespondenci
- Korespondenční usnadnění a triky
- Jednoduchá řešení složitých a pracných zadání
- Tajné tipy pro práci ve Wordu
5) Asistentka v Excelu a jednoduchém databázovém filtrování
- Tabulky a jejich jednoduché využití
- Práce se složitými tabulkami a již vytvořenými excelovskými soubory
- Efektivní využití a triky a tipy pro asistentskou práci v Excelu
6) Asistentka v PowerPointu a dalších prezentačních nástrojích
- Prezentační nástroje současnosti
- PowerPoint v praxi asistentky
- Další prezentační programy
- Multimédia v prezentaci současnosti
7) Zvládání základní kancelářské techniky a jejího nastavení pro potřeby v běžné praxi asistentky
- Sebereflexe a zkušenosti s technikou
- Síťové prvky v přehledu
- Multifunkční zařízení
- Monitory – nastavení a kalibrace
- Dataprojektory a další zobrazovací zařízení
- Synchronizace různých zařízení
- Technická práce s telefonem současnosti
Modul 4:
Stres management a Time management profesionální asistentky
1) Čas jako téma
- Sebereflexe – vztah k času a jeho hodnota
- Vlastní snímek využití času
- Motivační struktura změny
2) Time management
- Zloději času
- Stanovení cíle
- Sounáležitost cílů
- Stanovení priorit
- Práce s prioritami
- Dosahování výsledků
- Zásady plánování
3) Podstata stresu
- Biologická podstata stresu
- Stresory
- Přirozená ochrana proti přetížení
- Motivace a demotivace ve stresu
4) Zvládání stresu
- Budování odolnosti
- Techniky otužování
- Příprava na stres
- Profesní stres
5) Syndrom vyhoření
- Podstata syndromu vyhoření
- Stádia syndromu vyhoření
- Sebereflexe a měření stresu
- Identifikátory syndromu vyhoření
- Zdravá a kritická stádia
6) Techniky relaxace a regenerace pro zvládání stresu a vyhoření
- Rychlá relaxace
- Dechová cvičení
- Kontrakční a uvolňovací cviky
- Napětí a uvolnění hladkého svalstva
- Mentální uvolnění
- Relaxační techniky
- Základy autogenního tréninku
Modul 5:
Profesionální asistentka – Etiketa a její pracovně společenská část
1) Obecná východiska etikety
- Nejsme si rovni
- Společenský význam v etiketě – osoby
- Sebereflexe a zkušenosti s etiketou a protokolem
2) Etiketa na pracovišti
- Firemní kultura a etiketa
- Společenská významnost pozice asistentky
- Odpovědnost společensky významnější osoby
- Nadřízení a podřízení v rámci etikety
3) Úkoly asistentky v rámci etikety a protokolu
- Vítání, uvádění hostů
- Přijímání návštěv
- Tvorba a prezentace programu schůzky a návštěvy
- Koordinace pozvánek a přípravy setkání v časových intervalech
- Zasedací pořádek
- Uspořádání stolu a místnosti
- Občerstvení a protokol obsluhy a řešení dalších potřeb
4) Nepříjemné situace v rámci etikety a kritická řešení
